לא תמיד מודעים האומרים "ניהול בטיחות" עד כמה מורכב הנושא מבחינת המידע הדרוש לצורך העניין. מורכבות המידע המעורב בתהליכי ניהול בטיחות באה לידי ביטוי באופנים שונים:
- כמות המידע
- מספר הגופים המעורב ביצירתו
- העברתו והפצתו לגופים רבים
- עיבוד המידע, לצורך העברתו לגוף אחר בצורה הדרושה לו
- אחסון המידע, לצורך שימוש שוטף
- שליפת המידע בתדירויות שונות לצרכים שונים
האפיקים הנוספים –
- צוותי חקירה של תאונות
- תהליך חלוקת ציוד המגן לעובדים
- כל הטיפול התקציבי שנדון עליו בהמשך
- קשרי הגומלין בין המידע הנמסר לגופים השונים, למידע שנמסר להנהלה
- נהלים ותקנים
- סקר הסיכונים
- ועוד …
בגלל הסיבוכיות והמורכבות של אפיקי המידע נדרש כלי ממוחשב שיתמוך באגירה, הפצה וניהול המידע. יש לשים לב שתאורטית לא נדרש מחשב לניהול אפיקי המידע. אבל אם בוחנים את אפיקי המידע הנדרשים לניהול בטיחות במשקפי המעה, הרי שקשה עד בלתי אפשרי לנהל בטיחות ללא מחשב.
סיווג אפיקי המידע והצורך בתמיכה ממוחשבת בטיפול בהם
גודש: כמות המידע הנדרשת להעברה. הכמות תלויה במספר הפריטים המועברים- לדוגמה מספר המועמדים להדרכה, ובכמות המידע על כל פריט מועבר לדוגמה האם להעביר לכל עובד שם ומספר זיהוי או גם כתובת גיל וכו׳.
- לרוב תלוי גודש המידע בגודל מקום העבודה- ככל שמספר העובדים גדול יגדל מספר הפריטים המועברים )בדוגמה: העובדים המועברים( כמות המידע לכל פריט נתונה על פי רב בהנחיות להעברה. לדוגמה : טופס דיווח על תאונה לפיקוח על העבודה.)
- תמיכה ממוחשבת: ככל שגודש המידע רב יותר כן ידרשו יותר אמצעי מחשוב לניהול המידע.
תדירות וזמינות נדרשת: הזמינות למידע יכולה להיות חודשית, רבעונית, שנתית – ונקבעת ע"פ הנחיות בתדירות קבועה (למשל דיווח שנתי על מפגעים שצריך לסלקם).
- בתדירות קבועה על פי תפוגה למשל רשימת פגי-התוקף לרישיונות, רשימת העובדים לבדיקה רפואית שצריכה להתבצע אחת לשנה או לפי דרישה לא צפויה מראש.
- תמיכה ממוחשבת: ככל שגדלה מידת הזמינות הדרושה, וככל שהדרישה למידע לא צפויה מראש גדל הצורך במחשוב לצורך הפקת המידע
צורת עיבוד המידע: העיבוד יכול להיות ברמה של –
- תצוגה ומיון – לדוגמה רשימת משתתפים להדרכה
תצוגה ומיון תוך התחשבות בלוחות זמנים ותדירויות – לדוגמה רשימת עובדים שבדיקתם הרפואית אינה בתוקף
- עיבוד מתמטי וסטטיסטי לדוגמה הצגת של ימי היעדרות עקב תאונות כשיעור משעות חשיפה
- תמיכה ממוחשבת: ככל שמורכבות העיבוד גדולה כן גדל הצורך במחשוב
קיבוץ המידע:
- המידע הנדרש לגורמים התפעוליים כגון מוסדות מדריכים הוא רשימת עובדים המיועדים להדרכה
- מידע הנדרש לגורמי ההנהלה הוא לרב מקובץ – לצורך קביעת מדיניות לדוגמה כמות המודרכים לפי מחלקות.
- תמיכה ממוחשבת: ככל שנדרשות הצגות מידע מקובצות, גדל הצורך במחשב שיבצע העיבוד ויציג אותו
סינון המידע
- המידע יכול להיות מוצג לגבי כל האוכלוסייה – לדוגמה רשימת כל בעלי רישיון מלגזה
- המידע יכול להיות מוצר רק לחריגים שבאוכלוסייה – לדוגמה רשימת כל בעלי הרישיונות שפג תוקפם
- תמיכה ממוחשבת – כשנדרש מידע מסונן – מערכת מחשב תוכל להציגו בצורה יעילה
